3.9 准备和使用资料
在资料中管理可供工作的参考内容，再将需要的资料关联到业务、员工或任务。上传文件本身不等于已经授权所有员工读取。
添加资料
- 在 资料 > 在会话中添加 打开普通会话，先发送完整资料正文，注明来源、日期和版本。
- 再单独发送保存指令，例如：“把上一条消息保存为工作资料，标题 Lumen 发布简报，分类业务背景，主题 Lumen。”当前保存指令本身不会出现在可保存消息中。
- 确认保存成功后，回到 资料 刷新并打开资料，核对正文。需要修改时进入“编辑”，完成后点“保存新版本”。
- 在员工的“知识与能力”中选择该资料，或在交办时关联。保存入库不会自动授予所有员工读取权限。
首次练习可使用虚构产品简报。群附件和资料库有不同的保存方式；不要把“附件上传成功”当作“已进入资料库”。
0.2.2 界面，示例数据。“跟踪本机文件”登记的资料列在“本地文件”页签，可查看位置、版本与状态；在会话中添加的资料才会列在左侧知识空间，图中空间为空。
跟踪本机 Markdown 文件
在 资料 的添加菜单中选择 跟踪本机文件，填写标题与当前工作目录内的相对路径，例如 notes/product-brief.md，提交后在 本地文件 中打开并核对内容。
此入口只登记本人明确选择的 .md 或 .markdown 原件，需要当前工作目录许可；不扫描整个磁盘，也不通过此入口索引任意 PDF、Word 或其他格式。目录外路径、隐藏路径及符号链接等不符合要求的来源不能登记。文件登记、资料关联和员工读取权限是不同的步骤。
这里的“本机”指运行 Teloa 的设备。Docker 部署时，文件必须位于容器可访问且已授权的工作目录；部署在服务器时指该服务器，不是访问页面的电脑。
开启本地索引与检索
- 在 资料 > 本地文件 打开已登记的资料，在 本地检索 区域点击 加入。
- 首次使用时按提示启用本地检索，核对检索模型与下载信息，再明确确认准备。也可从检索区域的 检索设置 选择模型；具体准备方式见配置模型与密钥。仅打开页面不会下载模型。
- 等待资料整理完成，再在有权读取它的会话中提出问题，例如：“概括这份产品简报的发布条件，并附原文来源。”需要时员工会调用检索；打开回答中的资料引用核对原文。
索引只覆盖已经加入且当前会话有权读取的资料。原件变化后会重新整理；尚待整理或当前不可用的资料不算本次已检索。普通会话遵循自身业务范围，任务还需相应工具与资料授权；登记文件或加入索引都不会扩大这些权限。当前子 Agent 会话不能使用此本地检索。
可在检索区域移出资料，或通过 更多 > 重建索引 重新整理。检索结果提供有界摘录与原文位置，不保证覆盖全部资料或每次命中都准确。
嵌入计算和索引在运行 Teloa 的设备上执行，首次准备需要联网下载公开模型文件。检索摘录会用于当前聊天；聊天模型是远程服务时，这些摘录可能发送给该服务。 本地索引不等于全部对话在本地完成，见隐私与权限。
在任务中使用
交办时指定需要的资料，并要求结果附来源。对群附件，先确认上传成功，再让员工读取；附件和资料库中的内容不是完全相同的保存方式，见群协作。
来源变化或不可用
任务可能锁定某个版本或引用身份。来源变化、被撤回或权限不符时，应根据提示重新核对来源，而不是让模型猜测丢失的正文。
| 现象 | 下一步 |
|---|---|
| 资料可见但任务不能读取 | 检查任务与员工范围及关联权限 |
| 更新后仍引用旧内容 | 查看本次任务锁定的版本和引用，不只看文件名 |
| 附件上传失败 | 检查页面的格式、大小或网络错误；确认成功后再交办 |
| 结果没有引用 | 要求补充来源，并对照原文核验 |
删除或撤回之前先检查正在使用该资料的工作。不要将密钥、认证链接或无关私密记录导入资料库。